Privacy

Op brede school Fiep Westendorp gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. In het privacyreglement kunt u precies lezen wat voor onze school de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving op onze school). Daarnaast registreren leraren en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD). In verband met de identiteit van onze school, willen wij graag de geloofsovertuiging registreren zodat wij daar – zo mogelijk – tijdens het onderwijs rekening mee kunnen houden, maar het geven van deze informatie aan de school is niet verplicht.

De leerlinggegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem Parnassys. De vorderingen van de leerlingen worden vastgelegd in ons leerlingvolgsysteem Parnassys.  Dit programma is beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van onze school. Omdat brede school Fiep Westendorp onderdeel uitmaakt van stichting KBA Nieuw West, worden daar ook (een beperkt aantal) persoonsgegevens mee gedeeld in het kader van de gemeenschappelijke administratie en het plaatsingsbeleid.

Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. Wij hebben met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen.

Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de leraar/lerares van uw kind, of met de schooldirecteur.

Als er leerlinggegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, vragen we daar vooraf de toestemming van de ouders, tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap informatie nodig heeft.

Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, vragen wij altijd vooraf uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Voor vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de leraar/lerares van uw kind, of bij de schooldirecteur. Brede school Fiep Westendorp is niet verantwoordelijk voor informatie die geplaatst wordt op persoonlijke pagina’s of digitale media van betrokkenen bij de school, maar verzoekt ouders, leerlingen en medewerkers uitdrukkelijk geen media en uitspraken van anderen te plaatsen, ook al betreft het medeleerlingen. Ouders stellen hier niet vanzelfsprekend prijs op en moeten in staat zijn zoveel als mogelijk te bepalen wat zichtbaar is van zichzelf en hun kinderen op het internet.

De privacy-bepalingen die van kracht zijn op onze school zijn vastgelegd in het document Mediagebruik van stichting KBA Nieuw West, waar onze school deel van uitmaakt, en waar deze afspraken voor alle scholen in zijn vastgelegd.


Leerlingdossier
Van elke leerling wordt een leerlingdossier bijgehouden. 
Dit dossier bestaat uit twee onderdelen: de leerlingadministratie en het leerlingdossier en bevat informatie over de onderwijskundige en algemene begeleiding van een leerling. 
 
De leerlingadministratie bevat persoonsgegevens, die vallen onder de wet Bescherming Persoonsregistratie (WBP) en onder het Besluit gevoelige gegevens. Dit besluit geeft een aantal regels voor het opnemen van informatie over iemands geloof of levensovertuiging, ras en politieke gezindheid. In de leerlingadministratie komt een aantal van deze gegevens voor. Dit is slechts toegestaan voor zover dit noodzakelijk is. Gegevens uit de leerlingadministratie mogen slechts met toestemming van de ouder(s) verstrekt worden aan derden. De bewaartermijn van deze gegevens is vastgelegd in het bekostigingsbesluit WPO en is vastgesteld op vijf jaar.
 
Het leerlingdossier bevat rapporten, uitslagen van toetsresultaten, gegevens uit het leerlingvolgsysteem, verslagen van gesprekken met ouders, afspraken die er over de leerling zijn gemaakt, enz. De verwerking dient alleen voor de organisatie of het geven van onderwijs en de begeleiding van de leerling. Het onderwijs valt onder het Vrijstellingsbesluit, wat onderdeel uitmaakt van de Wet Bescherming Persoonsregistratie. Hiermee is geregeld dat er meer dan de persoonsgegevens mogen worden bewaard. Deze gegevens dienen wel op een deugdelijke wijze bewaard te worden, zodat de kans op ‘rondslingeren’ uit te sluiten is. Gegevens uit deze administratie mogen slechts na toestemming van de ouders aan derden verstrekt worden.
 
De bewaartermijn van de gegevens uit het leerlingdossier is vastgesteld op twee jaar, met uitzondering van de situatie waarin de leerling is doorverwezen via de PCL naar een school voor Speciaal Onderwijs. Dan is de bewaartermijn drie jaar conform de bepaling Wet Primair Onderwijs. Gegevens uit de leerlingenadministratie dienen 5 jaar bewaard te blijven.
 
Ouders hebben recht tot inzage in al deze gegevens. Er moet binnen de termijn van vier weken voldaan worden aan dit verzoek. Ook bestaat er kopierecht, dat wil zeggen dat er tegen een vergoeding (van maximaal 4,50 euro) door de ouders kopieën van de gegevens gemaakt mogen worden. Er bestaat daarnaast nog het recht tot corrigeren van de gegevens en verwijdering van de gegevens. Dit houdt in dat ouders het recht hebben op verbeteren, aanvullen, verwijderen, afschermen of op een andere manier ervoor te zorgen dat onjuiste gegevens niet langer gebruikt worden. Er is alleen een verplichting om dit ook daadwerkelijk te doen als er sprake is van feitelijk onjuiste, onvolledig of niet ter zake doende gegevens of gegevens die in strijd zijn met een voorschrift van de Wet Bescherming Persoonsregistratie.